შესავალი

მოცემული დოკუმენტი წარმოადგენს თბილისის ეკონომიკისა და სამართლის აკადემიის ოფისის საინფორმაციო და საკომუნიკაციო სისტემების მართვისათვის შემუშავებულ სახელმძღვანელოს და განკუთვნილია როგორც აკადემიაში მომუშავე ადმინისტრაციის თანამშრომლებისათვის, ასევე აკადემიის სტუდენტებისათვის. დოკუმენტში მოკლედ არის ჩამოყალიბებული ზოგადი წესები, რომელთა დაცვაც აუცილებელია აკადემიის საინფორმაციო და საკომუნიკაციო სისტემების შეუფერხებლად და ეფექტურად ფუნქციონირებისათვის. მოცემული სახელმძღვანელოს დანიშნულებაა დაადგინოს აკადემიაში არსებული კომპიუტერული და საკომუნიკაციო ტექნიკის აკადემიის თანამშრომლების და აკადემიის სტუდენტების მიერ მოხმარების წესები. ტექნიკა შეიძლება მოიცავდეს კომპიუტერების აპარატულ და პროგრამულ უზრუნველყოფას, საბეჭდ მოწყობილობებს (პრინტერებს), ფაქსიმილურ აპარატებს, ხმოვან ფოსტას, შიდა სატელეფონო სადგურს, ელექტრონულ ფოსტას და წვდომის საშუალებებს ინტერნეტში და ინტრანეტში, რომელთაც ერთობლიობაში ეწოდებათ “საინფორმაციო ტექნოლოგიები”.წინამდებარე სახელმძღვანელო განკუთვნილია თბილისის ეკონომიკისა და სამართლის აკადემიის შიდა სარგებლობისათვის.

სახელმძღვანელოს მოქმედების არეალი

მოცემული სახელმძღვანელოს მოქმედება ვრცელდება ყველა იმ ფიზიკურ პირზე, ვინც წარმოადგენს თბილისის ეკონომიკისა და სამართლის აკადემიი-ს თანამშრომელს, მისი ადგილსამყოფელის მიუხედავად.

მოცემული სახელმძღვანელოს მოქმედება მოიცავს აკადემიის საინფორმაციო ტექნოლოგიების და საკომუნიკაციო რესურსების გამოყენებას, რომელშიც შედის, მაგრამ არ არის შეზღუდული შემდეგი სახის რესურსები:
• ყველანაირი სახის კომპიუტერული მოწყობილობები, რომლებშიც შედიან სამაგიდო პერსონალური კომპიუტერები (Desktop PC), პორტატული პერსონალური კომპიუტერები (Laptop/Notebook), ტერმინალები (Terminals), მუშა სადგურები (Workstations), პერსონალური ციფრული დამხმარე მოწყობილობები (PDA), უმავთულო (Wireless) კომპიუტერული მოწყობილობები, სატელეკომუნიკაციო აპარატურა, ქსელები, მონაცემთა ბაზები (Databases), პრინტერები (Printers), სერვერები (Servers) და ლოკალურ ქსელში ჩართული კომპიუტერები, ყველა ქსელი და მოწყობილობა, რომელშიც ზემოთ ჩამოთვლილი ტექნიკა არის შეერთებული;
• ყველანაირი სახის ელეტრონული საკომუნიკაციო ტექნიკა, რომელიც მოიცავს ტელეფონებს, პეიჯერებს, რადიო მოწყობილობებს, ხმოვან ფოსტას, ელექტრონულ ფოსტას (E-mail), ფაქსის მანქანებს, კაბელურ და უმავთულო ტიპის საკომუნიკაციო დანადგარებს და მომსახურებას, ინტერნეტს (Internet), ინტრანეტს (Intranet) და სხვა ოპერატიულ ქსელურ მომსახურებას;
• ყველა სახის შეძენილი ან ლიცენზირებული პროგრამული უზრუნველყოფა, აკადემიის თანამშრომლების მიერ შემუშავებული პროგრამული კოდები, კომპიუტერების ოპერაციული სისტემები, აკადემიის საკუთრებაში არსებულ კომპიუტერებზე დაყენებული პროგრამული უზრუნველყოფა;
• ინტელექტუალური საკუთრება და სხვა მონაცემები, რომლებიც განთავსებულია და/ან ინახება აკადემიის საკუთრებაში არსებულ კომპიუტერებზე;
• ყველა ზემოთ ჩამოთვლილი, განურჩევლად იმისა, ნაყიდია თუ ნაქირავებია იგი აკადემიის მიერ, არის იგი აკადემიის მფლობელობაში, კონტროლის და/ან ზედამხედველობის ქვეშ;
• ეს წესები ეხება ყველა თანამშრომელს, რომლებიც უერთდება აკადემიის ქსელს როგორც ადგილობრივად, აკადემიის ოფისში, ასევე სხვა დაშორებული ადგილებიდან აკადემიის საკუთრებაში არსებული ტექნიკის გამოყენებით.

ზოგადი წესები

• აკადემია ვალდებულია უზრუნველყოს თანამშრომელი მუშა მდგომარეობაში მყოფი საოფისე/საინფორმაციო ტექნიკით, რომელიც აუცილებელია თანამშრომელზე დაკისრებული მოვალეობების სრულყოფილად განხორციელებისათვის;
• აკადემია თანამშრომელზე გაპიროვნებულ/გადაცემულ ტექნიკას აიყვანს აღრიცხვაზე სპეციალურ მონაცემთა ბაზაში. მონაცემთა ბაზაში ფიქსირდება თანამშრომლის სახელი და გვარი, მასზე გაპიროვნებული ტექნიკის მარკა/დასახელება, სერიული ნომერი, თანამშრომელზე გაპიროვნების თარიღი და სხვა სახის შენიშვნები;
• აკადემიის თანამშრომელი ვალდებულია მოვლილ და მუშა მდგომარეობაში იქონიოს მასზე დროებით გაპიროვნებული საოფისე ტექნიკა და არ გადასცეს იგი გარეშე პირს. ტექნიკის უწესივრობის აღმოჩენის შემთხვევაში თანამშრომელი ვალდებულია დროულად შეატყობინოს ამის შესახებ მის უშუალო ხელმძღვანელს და სისტემურ ადმინისტრატორს;
• აკადემიის თანამშრომელი ვალდებულია დაიცვას და არ გადასცეს აკადემიის ხელმძღვანელობის თანხმობის გარეშე მესამე პირებს მონაცემები, რომელიც წარმოადგენს აკადემიისათვის სასიცოცხლოდ მნიშვნელოვან, კონფიდენციალურ ინფორმაციას და რომლებიც შეიძლება ინახებოდეს აკადემიის საკუთრებაში არსებულ კომპიუტერებზე ელექტრონული სახით ან ნებისმიერი სხვა სახით.

მუშა სადგურების და პერსონალური კომპიუტერების გამოყენება

• მუშა სადგური ან კომპიუტერი წარმოადგენს აკადემიის საკუთრებაში არსებულ სამაგიდო ან პორტატულ კომპიუტერს, რომელიც დროებით სარგებლობაში ეძლევა თანამშრომელს მისი აკადემიაში მუშაობის პერიოდის განმავლობაში;
• მუშა სადგურები ან კომპიუტერები ჩართულია აკადემიის ინტრანეტში და ინტერნეტში;
• მუშა სადგურის ან კომპიუტერის გამოყენება შეუძლია მხოლოდ იმ თანამშრომელს, რომელზედაც არის გაპიროვნებული  მოცემული კომპიუტერი. მუშა სადგურის და/ან კომპიუტერის მოვლა და თვალყურის დევნება ევალება სისტემურ ადმინისტრატორს;
• მუშა სადგური დაცულია სულ მცირე ორი პაროლით: ადმინისტრატორის და ჩვეულებრივი მომხმარებლის უფლებებით აღჭურვილი ელექტრონული ანგარიშებისათვის. თანამშრომლები სარგებლობენ მხოლოდ ჩვეულებრივი მომხმარებლების უფლებებით აღჭურვილი ელექტრონული ანგარიშით;
• მუშა სადგურზე სამომხმარებლო პროგრამების დასაყენებლად ან სხვა სახის ტექნიკური უწესივრობის აღმოსაფხვრელად თანამშრომელი მიმართავს სისტემურ ადმინისტრატორს;
• მუშა სადგურების და პორტატული კომპიუტერების მომსახურების წესები დაწვრილებით აღწერილია თავში - “კომპიუტერების და საკომუნიკაციო მოწყობილობების ან სერვისის შეძენა და მომსახურება”.

პერსონალური პროგრამული უზრუნველყოფის გამოყენება

• აკადემიის მფლობელობაში ან მისი ზედამხედველობის ქვეშ მყოფ ტექნიკაზე დაყენებულია შეძენილი და/ან ლიცენზირებული ოპერაციული სისტემები, საოფისე პროგრამული პაკეტები, სამომხმარებლო გამოყენებითი პროგრამები, მონაცემთა ბაზების მართვის სისტემები, პროექტების მართვის სისტემები, საწარმოს რესურსების დაგეგმვის სისტემები და სხვა სახის პროგრამული უზრუნველყოფა, ინტერნეტში და ლოკალურ ქსელში სამუშაოდ საჭირო ქსელური უტილიტები და პროგრამული პაკეტები, რომლებიც აუცილებელია აკადემიის ყოველდღიური საქმიანობისათვის;
• აკადემიის საქმიანობისათვის საჭირო პროგრამული უზრუნველყოფის საინსტალაციო ვერსიები ინახება არქივის სახით სისტემურ ადმინისტრატორთან;
• აკადემიის საქმიანობისათვის საჭირო პროგრამული უზრუნველყოფა ინახება ლაზერულ დისკებზე, აკადემიის სერვერზე და/ან სხვა სახის ელექტრონული ინფორმაციის შემნახველ მოწყობილობებზე;
• სისტემური ადმინისტრატორი ადგენს და ინახავს აკადემიის საქმიანობისათვის საჭირო პროგრამული უზრუნველყოფის ნუსხას;
• ნებისმიერი სახის ოპერაციული სისტემის და/ან პროგრამული უზრუნველყოფის წაშლა/დაყენება, კონფიგურირება და გამართვა მუშა სადგურებზე, პორტატულ კომპიუტერებზე და სხვა სახის პროგრამირებად ელექტრონულ მოწყობილობებზე ხდება სისტემური ადმინისტრატორის ან განსაკუთრებულ შემთხვევებში, აკადემიის მიერ მოწვეული კვალიფიცირებული სპეციალისტის მიერ;
• აკადემიის თანამშრომელი ვალდებულია გამოიყენოს აკადემიის მფლობელობაში ან ზედამხედველობის ქვეშ არსებული პროგრამული უზრუნველყოფა მხოლოდ კანონიერი მიზნებით, რომლებიც არ ეწინააღმდეგებიან საქართველოს კანონმდებლობას და აკადემიის შიდა განაწესს;
• პროგრამული უზრუნველყოფის ახალი პაკეტების შეძენის ან ქირაობის წესები დაწვრილებით აღწერილია თავში - “კომპიუტერების და საკომუნიკაციო მოწყობილობების ან სერვისის შეძენა და მომსახურება”;
• აკადემიის მფლობელობაში ან ზედამხედველობის ქვეშ არსებული პროგრამული უზრუნველყოფის (მაგალითად, ანტივირუსული და ანტი-ჯაშუშური პროგრამების) განახლება (Update) ხდება რეგულარულად აკადემიის თანამშრომლების მიერ თვეში 4-ჯერ, ყოველი კვირის ბოლო სამუშაო დღეს სისტემური ადმინისტრატორის ზედამხედველობის ქვეშ.

კომპიუტერული ვირუსული და ჯაშუში პროგრამების კონტროლი

• კომპიუტერული ვირუსული და ჯაშუში პროგრამებისაგან თავის დაცვა ხდება ანტივირუსული (Anti-Virus) და ანტიჯაშუში (Adware) პროგრამული უზრუნველყოფის დაყენებით აკადემიის ქსელში ჩართულ თუ განცალკევებით, აკადემიის საკუთრებაში მყოფ მუშა სადგურებზე და სხვა სახის კომპიუტერულ მოწყობილობებზე;
• კომპიუტერული ანტივირუსული და ანტიჯაშუში პროგრამული უზრუნველყოფა შეირჩევა და აკადემიის თითოეულ კომპიუტერზე დაყენდება (დაინსტალირდება) სისტემური ადმინისტრატორის მიერ;
• სისტემური ადმინისტრატორი, შესაბამისი ანტივირუსული და ანტი ჯაშუში პროგრამული უზრუნველყოფის დაყენების შემდეგ ხანმოკლე ინსტრუქტაჟს უტარებს ოფისის თანამშრომლებს მათ გამოყენებასთან დაკავშირებით;
• აკადემიის თითოეული თანამშრომელი ვალდებულია ყოველკვირეულად განაახლოს (Update) ანტივირუსული და ანტიჯაშუშური პროგრამული უზრუნველყოფა მასზე გაპიროვნებულ კომპიუტერულ ტექნიკაზე, თვეში მინიმუმ 4-ჯერ შეამოწმოს ფაილები ანუ ზემოხსენებული პროგრამების საშუალებით შეამოწმოს მასზე გაპიროვნებული კომპიუტერული სისტემა ვირუსების ან ჯაშუში პროგრამების არსებობაზე;
• ტექნიკური პრობლემის აღმოჩენის შემთხვევაში, აკადემიის თანამშრომელი მიმართავს სისტემურ ადმინისტრატორს.

სარეზერვო ასლების და ელექტრონული არქივების გაკეთება

• სისტემის სამუშაო ფაილების სარეზერვო ასლების გაკეთება საჭიროა რათა შემთხვევით არ დაიკარგოს ან განადგურდეს აკადემიის მიმდინარე, აქტიურ გამოყენებაში მყოფი სამუშაო ფაილები;
• სამუშაო ფაილების სარეზერვო ელექტრონული ასლები კეთდება თითოეული თანამშრომლის მიერ თვეში 4-ჯერ, ყოველი კვირის ბოლო სამუშაო დღეს ოპერაციული სისტემის (Windows) სარეზერვო ასლების გაკეთების უტილიტის (Backup) საშუალებით. სარეზერვო ელექტრონული ასლის ფაილს ერქმევა თანამშრომლის სახელი და გვარი და ჩაიწერება აკადემიის სერვერზე, სისტემური ადმინისტრატორის მიერ სპეციალურად შექმნილ სარეზერვო ელექტრონული ასლების ელექტრონულ საქაღალდეში (Folder);
• სამუშაო ფაილების შემთხვევით განადგურების ან დაკარგვის შემთხვევაში, მათი აღდგენა ხდება იგივე უტილიტის საშუალებით აკადემიის სერვერზე ჩაწერილი სარეზერვო ელექტრონული ფაილიდან;
• ზოგადად სამუშაო ფაილების სარეზერვო ასლების გაკეთების განრიგი შემდეგია: ა) სარეზერვო ასლის გაკეთება – ყოველკვირეულად, კვირის ბოლო სამუშაო დღის მიწურულს; ბ) დღეების მინიმალური რაოდენობა, რომელიც უნდა გავიდეს, რათა გაკეთდეს სამუშაო ფაილის სრული სარეზერვო ელექტრონული ასლი - 1 დღე; გ) ნებისმიერი სამუშაო ფაილის შენახული ელექტრონული სარეზერვო ასლების ვერსიების მაქსიმალური რაოდენობა – 2; დ) სამუშაო ფაილის სარეზერვო ასლის მეორე (უფრო ძველი) ვერსიის შენახვის მაქსიმალური ვადა – 7 დღე; ე) სამუშაო ფაილის სარეზერვო ასლის პირველი (ახალი) ვერსიის შენახვის მაქსიმალური ვადა – 14 დღე;
• ელექტრონული არქივების გაკეთება წარმოადგენს სამუშაო ფაილების ხანგრძლივი ვადით შენახვისათვის განკუთვნილ პროცესს;
• სამუშაო ფაილების ელექტრონული არქივს აკეთებს სისტემური ადმინისტრატორი აკადემიის თანამშრომლების მიერ სერვერზე სპეციალურად განკუთვნილ ელექტრონულ საქაღალდეში ჩაწერილი სამუშაო ფაილების სარეზერვო ასლების საფუძველზე;
• სამუშაო ფაილების ელექტრონული არქივი კეთდება მრავალჯერადი გამოყენების ლაზერულ დისკზე (CD/RW) სპეციალური დასაარქივებელი პროგრამის საშუალებით;
• სამუშაო ფაილების ელექტრონული არქივი შეიძლება შენახული იქნას ხანგრძლივი ვადით, 3 დან 5 წლამდე;
• ერთი და იგივე შემცველობის სამუშაო ფაილების სხვადასხვა ვერსიების ელექტრონული არქივების შენახვა არ არის რეკომენდირებული.

კომპიუტერების მომხმარებელთა/თანამშრომელთა ტრენინგი

• აკადემიის თანამშრომელთა ტრენინგი ტარდება აკადემიის ხელმძღვანელობის მიერ დაწესებული გრაფიკის თანახმად.

ინტერნეტით სარგებლობის წესები

მოცემული თავი არეგულირებს აკადემიის თანამშრომლების მიერ ინტერნეტით სარგებლობის წესებს. აკადემიის თანამშრომლები ვალდებული არიან გამოიყენონ ინტერნეტი მხოლოდ აკადემიის საქმიანობასთან დაკავშირებული მიზნებისათვის. ასეთი საქმიანობის მაგალითებია შემდეგი:
• სხვა თანამშრომლებთან, ბიზნეს-პარტნიორებთან, კლიენტებთან, პოტენციურ კლიენტებთან და მომწოდებლებთან კავშირ-ურთიერთობების დამყარება და განვითარება;
• კვლევების ჩატარება და ინფორმაციის მოპოვება ისეთ საკითხებზე, რომლებიც უშუალოდ არიან დაკავშირებული სამუშაოს და აკადემიის ბიზნესის სპეციფიკასთან;
• სხვა ბიზნეს საქმიანობის განხორციელება (მუშაობა აკადემიის მენეჯმენტთან სხვადასხვა საკითხებზე).

ინტერნეტით სარგებლობისას განსაკუთრებული ყურადღება უნდა მიექცეს შემდეგ საკითხებს:

კონფიდენციალურობა• გადასაცემი ინფორმაციის უსაფრთხოება და კონფიდენციალურობა არის ის საკითხები, რომლებიც აკადემიის თითოეულმა თანამშრომელმა ზედმიწევნით უნდა დაიცვას. ინფორმაცია უნდა გაეგზავნოს მხოლოდ ავტორიზებულ ადრესატებს;

პორნოგრაფია
• აკადემიის თანამშრომლებისათვის და სტუდენტებისათვის არ არის ნებადართული გამოიყენონ აკადემიაში არსებული ინტერნეტის სამსახური ისეთი საიტების მონახულებისათვის, რომლებიც შეიცავენ აშკარა სექსუალურ ინფორმაციას. აკადემია უფლებას იტოვებს გააკონტროლოს და აღკვეთოს თანამშრომლის და/ან სტუდენტის მხრიდან მსგავსი ქმედება და მიიღოს შესაბამისი დისციპლინარული ზომები;

გარეშე ტიპის ინფორმაციები

• არ არის ნებადართული ისეთი გრაფიკული ან სხვა სახის მონაცემების შენახვა, დათვალიერება და ამობეჭდვა, რომლებიც არ არის უშუალო კავშირში თანამშრომლის სამუშაოსთან ან აკადემიის სასწავლო/სამეცნიერო საქმიანობასთან. აკადემიაში არსებული ინტერნეტის სამსახურის დანიშნულებით გამოყენების დარღვევების მაგალითებია: თამაშების ჩამოტვირთვა და გაშვება, აუდიო და ვიდეო ფაილები, მუსიკა, ფილმები, ანიმაცია და სხვა.

ინტერნეტ რესურსების ჭარბად და უკონტროლოდ გამოყენება
• აკადემიის თანამშრომლები ზომიერად უნდა იყენებდნენ აკადემიის ინტერნეტ რესურსებს, რათა არ მოხდეს აკადემიაში კომპიუტერული ქსელის და ინტერნეტ სამსახურის ხარისხის დეგრადაცია. აქედან გამომდინარე, ყველა თანამშრომელს ეძლევა რეკომენდაცია, რომ თავი შეიკავონ ინტერნეტიდან დიდი ზომის ფაილების მიღებისაგან, რამაც შეიძლება შეზღუდოს აკადემიის კომპიუტერული და საკომუნიკაციო რესურსების გამოყენება.

ინტერნეტში შეღწევა და ადმინისტრირება

• აკადემია უფლებას იტოვებს შეზღუდოს ინტერნეტში შეღწევა და მისცეს ასეთი დაშვების ნებართვა მხოლოდ მის თანამშრომლებს;
• აკადემია იტოვებს უფლებას მონიტორინგი გაუწიოს ინტერნეტის მოხმარებას. ეს გამოიხატება შემდეგში: ა) გარკვეული საიტების ბლოკირება; ბ)აკადემიის თითოეული თანამშრომლის მიერ ინტერნეტის მოხმარების დონის მონიტორინგი; გ) ფაილების და ელექტრონული წერილების მონიტორინგი.
ინტერნეტ უსაფრთხოება
• პაროლები. აკადემიის თანამშრომლებს ინტერნეტში შესაღწევად ეძლევათ ინდივიდუალური პაროლები და/ან საიდენტიფიკაციო კოდები. თანამშრომლები ვალდებული არიან დაიცვან ამ ინფორმაციის კონფიდენციალურობა და არ გადასცენ იგი სხვა თანამშრომლებს ან გარეშე პირებს;
• ვირუსები და ე.წ. “ტროას ცხენი” პროგრამები. ინტერნეტიდან გადმოტვირთული ნებისმიერი ფაილი უნდა შემოწმდეს ანტივირუსული პროგრამის საშუალებით, რათა თავიდან იქნას აცილებული კომპიუტერული სისტემის დაინფიცირება;
• ბრანდმაუერები და უსაფრთხოების დაცვის სხვა პროგრამები. აკადემია იყენებს დაცვის სხვადასხვა მექანიზმებს, რათა თავიდან იქნას აცილებული ინფორმაციის მოპარვა ან გარედან არასანქცირებული შეღწევა აკადემიის შიდა ქსელში.

ელექტრონული ფოსტით (E-mail) სარგებლობის წესები

• აკადემიაში არსებული ელექტრონული ფოსტის სისტემა წარმოადგენს აკადემიის კუთვნილებას. აკადემია იტოვებს უფლებას შეცვალოს ელექტრონული ფოსტით სარგებლობის წინამდებარე წესები ნებისმიერ დროს;
• ელექტრონული ფოსტა წარმოადგენს ბიზნეს კომუნიკაციის საშუალებას და აკადემიის თანამშრომლები ვალდებული არიან გამოიყენონ იგი პასუხისმგებლობით, ეფექტურად და არსებული კანონების დაცვით;
• ელექტრონული ფოსტის სისტემის გამართულად მუშაობას ზედამხედველობას უწევენ: აკადემიის სისტემური ადმინისტრატორი (ტექნიკური საკითხების გადაწყვეტის მხრივ) და აკადემიის ხელმძღვანელობა (ორგანიზაციული საკითხების გადაწყვეტის მხრივ);
• ყველა სახის ელექტრონული წერილი, რომელიც იგზავნება აკადემიაში არსებული ელექტრონული ფოსტის სისტემით, წარმოადგენს აკადემიის კუთვნილებას. აქედან გამომდინარე, თანამშრომლებს ეკრძალებათ გამოიყენონ აკადემიის ელექტრონული ფოსტის სისტემა პირადი ხასიათის წერილების, სხვადასხვა სახის დაგზავნის სიების, და სხვა სახის ინფორმაციის და ფაილების გასაგზავნად, რომელიც არ არის უშუალოდ დაკავშირებული აკადემიის საქმიანობასთან;
• სხვადასხვა სახის ბიზნეს ფორუმებზე, დაგზავნის სიებზე და ახალი ამბების ბიულეტენებზე ელექტრონული ხელმოწერის განსახორციელებლად აკადემიის თანამშრომლებმა უნდა აიღონ ნებართვა მათი უშუალო ხელმძღვანელისაგან;
• აკადემიაში მუშაობის დაწყებისას, თითოეულ თანამშრომელს ეხსნება ელექტრონული ფოსტის ინდივიდუალური ანგარიში (ელექტრონული ფოსტის ყუთი). ელექტრონული ფოსტის ინდივიდუალურ ანგარიშებს ენიჭებათ ინდივიდუალური მომხმარებლის სახელი (UserID) და პაროლი (Password). ელ. ფოსტის ინდივიდუალური ანგარიში ძალაშია თანამშრომლის აკადემიაში მუშაობის პერიოდის განმავლობაში;
• ელექტრონული ფოსტის ინდივიდუალური ანგარიშის პაროლი არ უნდა გადაეცეს გარეშე პირებს და უნდა იცვლებოდეს სამ თვეში ერთხელ;
• აკადემიის თანამშრომლის ელექტრონული ფოსტის ინდივიდუალური ანგარიში უქმდება მისი აკადემიიდან წასვლის დღიდან ერთი კვირის შემდეგ. განსაკუთრებულ შემთხვევებში, ელექტრონული ფოსტის ინდივიდუალური ანგარიში შენარჩუნებული შეიძლება იქნას დამატებით 15 დღის განმავლობაში, თუ ანგარიშის მფლობელი წერილობით მიმართავს აკადემიის ხელმძღვანელობას და დაასაბუთებს მისი შენარჩუნების აუცილებლობას;
• ელექტრონული ფოსტის ინდივიდუალური ანგარიში, რომელიც არ გამოიყენება 60 სამუშაო დღის განმავლობაში, შეიძლება იქნას წაშლილი და გაუქმებული;
• ელექტრონული ფოსტის წერილები წაშლილი უნდა იქნას 60 სამუშაო დღის შემდეგ. თუ აკადემიის თანამშრომელს აქვს საფუძვლიანი მიზეზები მათი შენახვისათვის, ხდება ძველი წერილების დაარქივება და შენახვა (იხილეთ განყოფილება “ელექტრონული სარეზერვო ასლების და არქივის შექმნა”);
• თუ ელექტრონული წერილების ასლები ასევე ინახება ინტერნეტ სერვის მომწოდებლის (პროვაიდერის) მეილ-სერვერზე, საკუთარი ელექტრონული საფოსტო ყუთის გადავსების თავიდან ასაცილებლად, თითოეული თანამშრომელი ვალდებულია თვეში ერთხელ დაუკავშირდეს სისტემურ ადმინისტრატორს და უზრუნველყოს საკუთარი ელექტრონული საფოსტო ყუთის გაწმენდა მეილ-სერვერზე. წინააღმდეგ შემთხვევაში არსებობს საფრთხე, რომ ელექტრონული საფოსტო ყუთის გადავსების შემდეგ კონკრეტული თანამშრომლის ელექტრონული ფოსტა შეწყვეტს ფუნქციონირებას;
• რეკომენდირებულია რომ ელექტრონული ფოსტის წერილს პასუხი გაეცეს მისი მიღებიდან 8 საათის განმავლობაში (სამუშაო დღეებში). თუ ელექტრონული ფოსტის წერილი პრიორიტეტულია, რეკომენდირებულია რომ ასეთი სახის გზავნილს პასუხი გაეცეს მისი მიღებიდან 4 საათის განმავლობაში. პრიორიტეტულად ითვლება ისეთი ელექტრონული ფოსტის წერილი, რომელიც მიღებულია არსებული კლიენტებისაგან და ბიზნეს პარტნიორებისაგან;
• კონფიდენციალური ინფორმაციის გადაგზავნა ელექტრონული ფოსტის საშუალებით არ არის რეკომენდირებული. თუ აკადემიის თანამშრომელი არ არის დარწმუნებული ინფორმაცია არის თუ არა კონფიდენციალური, მან ამისათვის უნდა მიმართოს თავის უშუალო ხელმძღვანელს;
• ელექტრონული ფოსტის სისტემის მუშაობასთან დაკავშირებული ნებისმიერი კითხვებით აკადემიის თანამშრომელმა უნდა მიმართოს თავის უშუალო ხელმძღვანელს და/ან სისტემურ ადმინისტრატორს.

მოწყობილობების ან სერვისის შეძენა და მომსახურება

• კომპიუტერული, საკომუნიკაციო თუ საოფისე ელექტრონული მოწყობილობების და პროგრამული უზრუნველყოფის საჭიროების დადგენა ხდება აკადემიის თანამშრომლების გამოკითხვის შედეგად სისტემური ადმინისტრატორის და/ან დირექტორის მიერ;
• კომპიუტერული, საკომუნიკაციო თუ საოფისე ელექტრონული მოწყობილობების და პროგრამული უზრუნველყოფის მოთხოვნა ხდება თანამშრომლების და/ან სისტემური ადმინისტრატორის აკადემიის ხელმძღვანელობისადმი წერილობითი დასაბუთების და წარდგინების საფუძველზე. წერილობით დასაბუთებაში (მოთხოვნაში) ნათლად უნდა იყოს ასახული Mმოთხოვნილი მოწყობილობების საჭიროება, მათი დანიშნულება, მარკა/დასახელება, ტექნიკური მახასიათებელები და მოცემული ტექნიკის სულ მცირე სამი მომწოდებლის ფასები, საგარანტიო და მომსახურების სხვა პირობები;
• აკადემიის ხელმძღვანელობა მიღებული ინფორმაციის და ხარჯის და სარგებლიანობის ანალიზის საფუძველზე იღებს გადაწყვეტილებას მოთხოვნილი მოწყობილობების და/ან პროგრამული უზრუნველყოფის შეძენა არშეძენის თაობაზე;
• აკადემიის საინფორმაციო და საკომუნიკაციო სისტემებს ემსახურება სისტემური ადმინისტრატორი და/ან ტექნიკური დირექტორი;
• სისტემური ადმინისტრატორი ვალდებულია წესრიგში იქონიოს და ადმინისტრირება გაუწიოს აკადემიის სერვერს, საბეჭდ მოწყობილობებს და ლოკალურ კომპიუტერულ ქსელს;
• სისტემური ადმინისტრატორი აკადემიის თანამშრომლებს უწევს დახმარებას და ტექნიკურ კონსულტაციებს საინფორმაციო/ საკომუნიკაციო მოწყობილობების გამოყენების, ტექნიკური უწესრიგობების აღმოფხვრის და პროგრამული უზრუნველყოფის წაშლის, დაყენების და გამართვის საკითხებში;
• სისტემური ადმინისტრატორი პასუხს აგებს ელექტრონული სარეზერვო, და საარქივო ასლების გაკეთებისათვის და არსებული მონაცემთა ბაზების, პროგრამული უზრუნველყოფის განახლებისა და შენახვისათვის;
• იმ შემთხვევაში თუ შეუძლებელია ტექნიკური უწესრიგობის აღმოფხვრა სისტემური ადმინისტრატორის მიერ ადგილზე, მოწვეული იქნება გარეშე კვალიფიციური სპეციალისტი ან გაუმართავი ტექნიკა გაიგზავნება სარემონტოდ;
• სისტემური ადმინისტრატორი ვალდებულია აწარმოოს ტექნიკის უწესრიგობების ჟურნალი, სადაც აღნუსხული იქნება მოწყობილობის დასახელება და მარკა, რომელ თანამშრომელზეა გაპიროვნებული მოცემული მოწყობილობა, უწესრიგობის აღწერა, თარიღი, გაუმართაობის გამომწვევი შესაძლო მიზეზი და შენიშვნა (რა ზომები იქნა მიღებული უწესრიგობის აღმოსაფხვრელად და რა შედეგი იქნა მიღებული).